MEGA Policy and Regulation vous aide à décrire et documenter les procédures, règlements internes et règlementations applicables dans votre entreprise pour déterminer un niveau de conformité acceptable tout en améliorant l’efficacité de votre organisation.
Présentation de MEGA Policy and Regulation
MEGA Policy and Regulation permet de définir clairement, et de communiquer de façon transparente les procédures, règlements internes et règlementations auxquelles l’entreprise doit se conformer aux employés et actionnaires. L’organisation mise en place est ainsi alignée avec la stratégie et les objectifs de l’entreprise, et les programmes de conformité sont considérés comme des parties intégrantes des activités de l’entreprise, et non comme des initiatives isolées.
Le produit permet de gérer le cycle de vie d’élaboration des procédures et règlements internes de votre entreprise, depuis leurs créations jusqu’à leurs approbations. Ces étapes incluent la révision des textes, la documentation, la communication et la validation de la compréhension et prise de connaissance des employés et actionnaires. Il permet de préciser les objectifs et exigences internes de votre entreprise ainsi que les impacts des règlementations sur votre organisation.
La centralisation de ces informations dans un même référentiel vous aide à produire les rapports nécessaires pour déterminer un niveau de conformité acceptable pour votre entreprise mais aussi à renforcer une culture de gouvernance d’entreprise qui s’appuie sur une connaissance commune et partagée des objectifs et de la stratégie de l’entreprise.
La plate-forme sous-jacente réunit un ensemble de services communs pour la publication d’information et la personnalisation de l’environnement MEGA Suite à votre contexte.
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Principales fonctionnalités
Définition et maintenance des procédures et règlements internes
Les étapes de création, révision et approbation des procédures et règlements internes sont organisés grâce à un workflow paramétrable, permettant d’inclure toutes les personnes impliquées dans l’élaboration des textes. Il est possible de tracer les modifications effectuées lors des différentes étapes, et d’y adjoindre des documents.
Communication et prise de connaissance
La diffusion des procédures et règlements internes, et des instructions, est gérée à partir du workflow. MEGA Internal Policy permet de définir des règles de notification en fonction du rôle et profil de l’utilisateur. Le produit propose en outre de mettre en place des questionnaires pour tester le niveau de connaissance et de prise de conscience des procédures et règlements internes.
Gestion des accusés de réception avec workflow
Le workflow permet de gérer les accusés de réception de prise de connaissance des procédures et règlements internes diffusés dans l’organisation.
Objectifs et exigences
Les objectifs et exigences sont définis et catégorisés en fonction de la structure de l’organisation, de ses processus, risques et contrôles. Le produit permet également d’y associer des indicateurs de performance et de définir des niveaux de priorité.
Support multi-conformités
Toutes les informations liées à la conformité de l’organisation, aux processus, contrôles, risques, procédures et règlements internes sont centralisées dans un référentiel commun. En s’appuyant sur des règles définies, le référentiel permet d’identifier précisément les contrôles qui doivent être testés et auto-évalués. Les fonctionnalités d’analyse et de reporting du produit permettent d’apprécier le décalage entre le niveau de conformité existant et celui à atteindre.