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Gestion de la conformité réglementaire

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Vue d'ensemble

Identifiez, implémentez et suivez les réglementations et exigences avec la solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA pour :

  • Assurer la gouvernance réglementaire de l’entreprise,
  • Favoriser et partager la culture du risque,
  • Réduire les coûts liés à la mise en conformité de l’entreprise.

Mettre en place le bon niveau de conformité dans l’entreprise pour répondre aux réglementations et exigences avec des budgets et ressources limités, assurer l’amélioration continue de sa performance, garantir l’efficacité de sa mise sous contrôle sont autant de responsabilités à la charge des départements de conformité.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA accompagne et guide les responsables de la conformité, les contrôleurs internes, les conseillers juridiques, les responsables de processus et les opérationnels tout au long du processus de mise en conformité avec une interface personnalisée en fonction du profil de l’utilisateur.

Elle facilite les échanges d’informations et  la coordination des programmes de conformité, et assure la traçabilité des activités et l’efficacité du dispositif de mise en conformité grâce à un environnement de travail collaboratif avec un référentiel commun et des workflows.

La solution permet de définir le niveau de conformité existant et cible de l’entreprise grâce à l’identification de l’univers du cadre réglementaire de l’organisation, et la mise en évidence des impacts des réglementations et exigences sur les processus, les risques et les contrôles. Le niveau de sensibilité globale de l’entreprise vis-à-vis des réglementations est favorisé grâce à une communication simplifiée par un système de workflow. L’implication de l’ensemble des acteurs de l’entreprise facilite la mise en œuvre des plans d’action pour ajuster l’organisation et restructurer les processus de manière à être conforme au niveau défini.

La solution intègre les meilleures pratiques de standards et de réglementations internationaux tels que Bâle 3, Solvabilité 2, SOX, SAS 70, ISO 31000, ISO27001 et COBIT.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA couvre l’ensemble du processus de mise en conformité, et est paramétrable en fonction de la structure du département :

Phase d’analyse : définition du cadre réglementaire de l’entreprise

L’import des  réglementations, exigences et normes à partir d’outils tiers est simplifié avec une interface de saisie. La description des réglementations et exigences est organisée par un workflow paramétrable permettant d’inclure toutes les personnes impliquées dans l’élaboration des textes. Les réglementations et exigences sont rattachées aux risques, contrôles, processus métier et applications informatiques, et peuvent être documentées. Notre solution propose des outils de représentation graphique pour la description. Des rapports d’analyse sur l’évaluation des risques, contrôles, structure des processus et couverture de l’architecture informatique permettent de déterminer l’impact des réglementations et exigences sur l’existant. Les responsables de  conformité peuvent arbitrer sur les réglementations prioritaires, et y affecter des responsables pour les traiter.

Phase d’implémentation : diffusion de l’information et suivi de la mise en œuvre des réglementations et exigences

La communication est gérée à partir d’un workflow permettant de définir des règles de notification en fonction du rôle et du profil de la personne dans l’organisation. Les différentes parties prenantes peuvent attester de la prise en compte de la réglementation et notifier les éventuelles exceptions. Elles renseignent et décrivent dans la solution la mise en œuvre opérationnelle des exigences : structure organisationnelle, processus métier ou organisationnel, éléments informatiques et plans d’action. Des campagnes de sensibilisation et d’information permettent d’évaluer le niveau de connaissances des réglementations et de leur déclinaison en politiques et procédures internes. Les opérationnels peuvent attester et certifier de l’application de ces dernières.

Phase de surveillance : comprendre les changements ainsi que leurs impacts sur l’existant

La solution propose des fonctionnalités pour identifier les écarts et les impacts sur l’organisation existante lorsque les réglementations et exigences évoluent. Des rapports permettent d’anticiper, puis de tester l’impact de ces changements sur l’organisation. Des alertes sont émises automatiquement à partir de la définition d’indicateurs. L’ensemble de ces informations permet d'identifier les défaillances, d’ajuster les plans d’action existants et d’en implémenter de nouveaux pour s’assurer d’atteindre le niveau de gouvernance réglementaire cible.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA est une solution Web sécurisée. Elle repose sur une plateforme qui intègre l’ensemble de nos solutions « powered by HOPEX ». Ceci permet de renforcer les synergies et mutualiser les efforts entre les départements, de partager une vision claire de l’ensemble des éléments clés de l’organisation, et s’assurer que tous les acteurs œuvrent dans la même direction et contribuent à la gouvernance opérationnelle de l’entreprise.

 

Fonctionnalités

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA est « powered by HOPEX », la plateforme commune sur laquelle sont intégrées nos solutions. Elle repose sur une technologie Web et orientée métier. La sécurisation des accès aux données, les workflows et les rapports peuvent être adaptés à chaque profil utilisateur de la solution. Responsable de la conformité, contrôleur interne, conseiller juridiques, responsable de processus ou opérationnel se trouvent ainsi accompagnés et guidés tout au long du processus de mise en conformité.

L’environnement de travail collaboratif et le référentiel central de la solution assurent le partage, la traçabilité et la sécurisation de l’ensemble des données réglementaires, exigences et normes.

La configuration standard de la solution se base sur les meilleures pratiques et recommandations des organisations professionnelles, des standards internationaux, et d’années d’expérience dans le domaine de la conformité réglementaire. C’est une solution clé en main, qui demeure paramétrable pour s’adapter à la structure de votre département et aux exigences réglementaires traitées.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA couvre l’ensemble des phases du processus de mise en conformité avec les fonctionnalités suivantes – configuration standard :

1 - Phase d’analyse : définition du cadre réglementaire de l’entreprise

Identification et description des réglementations et exigences – Responsable de la conformité et opérationnels

  • Interface de saisie pour les cadres réglementaires, normes, exigences et objectifs
  • Import des contenus réglementaires via une connexion avec des outils tiers
  • Rattachement des réglementations et exigences avec l’organisation, les processus métier, les applications informatiques, les risques et les contrôles
  • Modélisation des processus et procédures internes grâce à des représentations graphiques
  • Documentation des réglementations et exigences

Définition du niveau de conformité existant et de la cible – Responsable de la conformité

  • Identification des impacts des cadres réglementaires sur l’entreprise à partir de rapports d’analyse sur l’évaluation des risques, des contrôles, de la structure des processus métier et de la couverture de l’architecture informatique
  • Description, révision et validation des réglementations, exigences, politiques et procédures internes grâce à un workflow
  • Définition des indicateurs de performance et des niveaux de priorité pour identifier les impacts et écarts sur les normes telles que Bâle III, Solvabilité II, SOX, SAS 70, ISO 31000, ISO27001, COBIT.
  • Affectation des ressources de l’entreprise pour prise de responsabilité


2 - Phase d’implémentation : diffusion de  l’information et suivi de la mise en œuvre des réglementations et exigences

Communication des réglementations et des exigences – Responsable de la conformité

  • Diffusion des réglementations, exigences, politiques et procédures internes avec définition de règles de notification en fonction du profil grâce à un workflow
  • Possibilité de tester le niveau de connaissance et de prise de conscience de l’information diffusée via des questionnaires

Suivi de l’application des réglementations et exigences – Responsable de processus  et opérationnels

  • Validation de l’implémentation des réglementations et exigences au travers de questionnaires d’évaluation des risques et des contrôles
  • Consolidation automatique de l’ensemble des informations au travers de rapports
  • Utilisation des plans d’action vers les opérationnels

3 - Phase de surveillance : comprendre les changements ainsi que leurs impacts sur l’existant 

Responsable de la conformité

  • Identification des défaillances, des écarts et des impacts des plans d’action préconisés, et des évolutions des réglementations et exigences grâce à des alertes définies sur les indicateurs de performance et des rapports
  • Suivi du niveau de conformité existant à partir des évaluations des risques et des contrôles en place
  • Suivi de l’état d’avancement des plans d’action à l’aide d’un workflow et de rapports
  • Arbitrage sur les changements et plans d’action à ajuster ou mettre en œuvre à partir de rapports

Bénéfices

Mettre en place le bon niveau de conformité dans l’entreprise pour répondre aux réglementations et exigences avec des budgets et ressources limités, assurer l’amélioration continue de sa performance, garantir l’efficacité de sa mise sous contrôle, sont autant de responsabilités à la charge des départements de conformité.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA aide les différents départements de l’entreprise à identifier, implémenter et suivre les  réglementations et exigences.

Avec la solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA vous pouvez :

Assurer la gouvernance réglementaire de l’entreprise

Notre solution propose aux responsables de conformité un ensemble de fonctionnalité pour mettre en place une gouvernance réglementaire.  L’environnement de travail collaboratif avec des interfaces personnalisées selon le profil de l’utilisateur favorise l’implication des responsables de processus et des opérationnels dans la définition du niveau de conformité de l’entreprise. Les informations concernant les réglementations et exigences et leur rattachement avec les processus métier, risques et contrôles sont centralisé dans un référentiel. Ceci garantit la cohérence de l’ensemble des  données et des rapports générés automatiquement, et facilite la définition du niveau de conformité de l’entreprise existant. Les alertes sur les indicateurs de performance et d’impacts,  ainsi que les rapports de consolidation d’évaluation des risques et contrôles permettent d’ajuster les programmes de conformité et atteindre le niveau de conformité réglementaire requis. Les plans d’action peuvent être ajusté et priorisé en fonction de la criticité réglementaire grâce à ces informations. Le workflow de la solution permet de suivre l’ensemble des modifications mais aussi l’état d’avancement des plans d’action définis.

Favoriser et partager la culture du risque

Notre solution favorise l’implication de toutes les parties prenantes dans les programmes de conformité au travers d’un environnement de travail collaboratif avec un référentiel central. La solution permet de tester le niveau de compréhension et de prise de connaissance des informations lors de la communication des réglementations. Pour s’assurer du niveau de conformité de l’entreprise des questionnaires d’évaluation sur les risques et les contrôles sont envoyés aux responsables de processus et opérationnels. Tout ceci participe à sensibiliser l’ensemble de l’organisation aux risques dans son activité quotidienne.

Réduire les coûts liés à la mise en conformité de l’entreprise

Notre solution permet d’automatiser les tâches répétitives des responsables de conformité et des contrôleurs de gestion grâce à des workflow.  Le processus de mise en conformité est optimisé au travers de l’évaluation des risques et des contrôles, et du suivi des indicateurs. La charge de travail des équipes de contrôle interne et des responsables de conformité est réduite avec l’implication des responsables des processus et des opérationnels qui remontent les informations sur leurs métiers. L’identification des risques et contrôles clés permet à l’ensemble des parties prenantes de centrer les efforts de conformités sur les zones sensibles. Ceci limite la duplication des efforts, l’organisation en silos et réduit les coûts des programmes de mise en conformité.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA est une solution Web sécurisée. Elle repose sur une plateforme qui intègre l’ensemble de nos solutions « powered by HOPEX ». Ceci permet de renforcer les synergies et mutualiser les efforts entre les départements, de partager une vision claire de l’ensemble des éléments clés de l’organisation, et s’assurer que tous les acteurs œuvrent dans la même direction et contribuent à la gouvernance opérationnelle de l’entreprise.

Nos clients

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