Gestion de la conformité réglementaire

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Vue d'ensemble

Identifiez, implémentez et suivez les réglementations et exigences avec notre solution de gestion de la conformité réglementaire pour :

  • Assurer la gouvernance réglementaire de l’entreprise,
  • Favoriser et partager la culture du risque,
  • Réduire les coûts liés à la mise en conformité de l’entreprise.

Les départements de conformité ont pour mission d’assurer que leur organisation est conforme aux dernières règlementations et standards internes, de permettre l’optimisation continue de la performance et de garantir la mise en place de contrôles internes effectifs- tout cela avec un budget de plus en plus serré et des ressources limitées.

Fondée sur les bonnes pratiques mises en évidence dans les standards et règlementations internationaux tels que Bâle III, Solvency II, SOX, SAS 70, ISO 31000, ISO 27001 et COBIT, la solution de gestion de la conformité règlementaire de MEGA couvre l’ensemble du processus de conformité et peut être configurée pour correspondre à la structure de votre département de conformité avec une interface personnalisée selon chaque profil d’utilisateur (responsable de la conformité, contrôleurs internes, juristes, gestionnaires de processus métier et utilisateurs métier).

Phase d’analyse : définition du cadre réglementaire de l’entreprise

L’import des  réglementations, exigences et normes à partir d’outils tiers est simplifié avec une interface de saisie. La description des réglementations et exigences est organisée par un workflow paramétrable permettant d’inclure toutes les personnes impliquées dans l’élaboration des textes. Les réglementations et exigences sont rattachées aux risques, contrôles, processus métier et applications informatiques, et peuvent être documentées. Notre solution propose des outils de représentation graphique pour la description. Des rapports d’analyse sur l’évaluation des risques, contrôles, structure des processus et couverture de l’architecture informatique permettent de déterminer l’impact des réglementations et exigences sur l’existant. Les responsables de  conformité peuvent arbitrer sur les réglementations prioritaires, et y affecter des responsables pour les traiter.

Phase d’implémentation : diffusion de l’information et suivi de la mise en œuvre des réglementations et exigences

Un workflow gère le partage d’informations importantes entre les parties prenantes et vous permet de définir les règles de notification pour chaque type de profil d’utilisateur. Les parties prenantes peuvent ainsi constater que les règlementations appropriées sont prises en compte, et le cas échéant, signaler toute exception. Elles peuvent, en outre, décrire la façon dont les règlementations sont mises en œuvre au niveau opérationnel. Des campagnes de sensibilisation peuvent être menées pour apprécier les connaissances des parties prenantes en matière de règlementations, et en matière d’intégration de ces dernières dans les procédures et règlements de l’organisation. Une partie prenante a également la possibilité de programmer des séances d’auto-évaluation pour mesurer la probabilité et l’impact potentiel des risques de conformité. Enfin, les parties prenantes pourront mener des campagnes de test pour piloter l’efficacité des contrôles de conformité et détecter les faiblesses possibles du cadre de conformité.

Phase de surveillance : comprendre les changements ainsi que leurs impacts sur l’existant

La solution propose des fonctionnalités pour identifier les écarts et les impacts sur l’organisation existante lorsque les réglementations et exigences évoluent. Des rapports permettent d’anticiper, puis de tester l’impact de ces changements sur l’organisation. Des alertes sont émises automatiquement à partir de la définition d’indicateurs. L’ensemble de ces informations permet d'identifier les défaillances, d’ajuster les plans d’action existants et d’en implémenter de nouveaux pour s’assurer d’atteindre le niveau de gouvernance réglementaire cible.

Notre solution de gestion de la conformité règlementaire est partie intégrante d’HOPEX, notre plateforme unique hébergeant toutes nos solutions de gouvernance d’entreprise. Cette intégration donne aux managers une vision plus complète de leur organisation, en ajoutant la dimension risque à la représentation des actifs, des capacités et de la stratégie de l’entreprise facilitant ainsi une prise de décision éclairée en y intégrant les menaces potentielles.
Associée à nos autres solutions de corporate governance, la solution de gestion de la conformité règlementaire fournit aux Responsables de la Conformité un cadre de gouvernance à l’échelle de l’entreprise et donne aux managers une vue à 360° de leurs opérations.

Fonctionnalités

Notre solution de gestion de la conformité réglementaire est « powered by HOPEX », la plateforme commune sur laquelle sont intégrées nos solutions. Elle repose sur une technologie Web et orientée métier. La sécurisation des accès aux données, les workflows et les rapports peuvent être adaptés à chaque profil utilisateur de la solution. Responsables de la Conformité, Contrôleurs Interne, Conseillers juridiques, Responsables de Processus ou Opérationnel se trouvent ainsi accompagnés et guidés tout au long du processus de mise en conformité.

L’environnement de travail collaboratif et le référentiel central de la solution assurent le partage, la traçabilité et la sécurisation de l’ensemble des données réglementaires, exigences et normes.

La configuration standard de la solution se base sur les meilleures pratiques et recommandations des organisations professionnelles, des standards internationaux, et d’années d’expérience dans le domaine de la conformité réglementaire. C’est une solution clé en main, qui demeure paramétrable pour s’adapter à la structure de votre département et aux exigences réglementaires traitées.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA couvre l’ensemble des phases du processus de mise en conformité avec les fonctionnalités suivantes – configuration standard :

1 - Phase d’analyse : définition du cadre réglementaire de l’entreprise

Identification et description des réglementations et exigences – Responsable de la Conformité et opérationnels

  • Interface de saisie pour les cadres réglementaires, normes, exigences et objectifs
  • Import des contenus réglementaires via une connexion avec des outils tiers
  • Rattachement des réglementations et exigences avec l’organisation, les processus métier, les applications informatiques, les risques et les contrôles
  • Modélisation des processus et procédures internes grâce à des représentations graphiques
  • Documentation des réglementations et exigences

Définition du niveau de conformité existant et de la cible – Responsable de la Conformité

  • Identification des impacts des cadres réglementaires sur l’entreprise à partir de rapports d’analyse sur l’évaluation des risques, des contrôles, de la structure des processus métier et de la couverture de l’architecture informatique
  • Description, révision et validation des réglementations, exigences, politiques et procédures internes grâce à un workflow
  • Définition des indicateurs de performance et des niveaux de priorité pour identifier les impacts et écarts sur les normes telles que Bâle III, Solvabilité II, SOX, SAS 70, ISO 31000, ISO27001, COBIT.
  • Affectation des ressources de l’entreprise pour prise de responsabilité


2 - Phase d’implémentation : diffusion de  l’information et suivi de la mise en œuvre des réglementations et exigences

Le partage des contraintes règlementaires- Responsables de Conformité

  • Les règlementations, standards internes, polices et procédures sont partagées via un workflow
  • Les workflows facilitent la collaboration, les processus de validation, et la maîtrise des différentes versions en tant que partie intégrante de la gestion du cycle de vie des polices et procédures
  • Des questionnaires évaluent la compréhension et la sensibilité des parties prenantes par rapport aux informations partagées

L’évaluation des risques de conformité - Responsables de Conformité et équipes opérationnelles

  • Les risques liés à la mise en place de règlementations et standards sont vérifiés via des questionnaires d’évaluation
  • Toute l’information est automatiquement consolidée dans des rapports

Les tests des contrôles de conformité - Responsables de Conformité et équipes opérationnelles

  • Les contrôles mis en place pour réduire les risques de conformité sont évalués via des campagnes

3 - Phase de surveillance : comprendre les changements ainsi que leurs impacts sur l’existant 

Responsable de la Conformité

  • Identification des défaillances, des écarts et des impacts des plans d’action préconisés, et des évolutions des réglementations et exigences grâce à des alertes définies sur les indicateurs de performance et des rapports
  • Suivi du niveau de conformité existant à partir des évaluations des risques et des contrôles en place
  • Suivi de l’état d’avancement des plans d’action à l’aide d’un workflow et de rapports
  • Arbitrage sur les changements et plans d’action à ajuster ou à mettre en œuvre à partir de rapports

Bénéfices

Mettre en place le bon niveau de conformité dans l’entreprise pour répondre aux réglementations et exigences avec des budgets et ressources limités, assurer l’amélioration continue de la performance, garantir l’efficacité de sa mise sous contrôle, sont autant de responsabilités à la charge des départements de conformité.

La solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA aide les différents départements de l’entreprise à identifier, implémenter et suivre les  réglementations et exigences.

Avec la solution de gestion de la conformité réglementaire de MEGA vous pouvez :

Assurer la gouvernance réglementaire de l’entreprise

Notre solution propose aux responsables de conformité un ensemble de fonctionnalités pour mettre en place une gouvernance réglementaire. L’environnement de travail collaboratif avec des interfaces personnalisées selon le profil de l’utilisateur favorise l’implication des responsables de processus et des opérationnels dans la définition du niveau de conformité de l’entreprise. Les informations concernant les réglementations et exigences et leur rattachement avec les processus métier, risques et contrôles sont centralisés dans un référentiel. Ceci garantit la cohérence de l’ensemble des  données et des rapports générés automatiquement, et facilite la définition du niveau de conformité de l’entreprise existant. Les alertes sur les indicateurs de performance et d’impacts, ainsi que les rapports de consolidation d’évaluation des risques et contrôles permettent d’ajuster les programmes de conformité et atteindre le niveau de conformité réglementaire requis. Les plans d’action peuvent être ajustés et priorisés en fonction de la criticité réglementaire grâce à ces informations. Le workflow de la solution permet de suivre l’ensemble des modifications mais aussi l’état d’avancement des plans d’action définis.

Favoriser et partager la culture du risque

Notre solution favorise l’implication de toutes les parties prenantes dans les programmes de conformité au travers d’un environnement de travail collaboratif avec un référentiel central. La solution permet de tester le niveau de compréhension et de prise de connaissance des informations lors de la communication des réglementations. Pour s’assurer du niveau de conformité de l’entreprise des questionnaires d’évaluation sur les risques et les contrôles sont envoyés aux responsables de processus et opérationnels. Tout ceci participe à sensibiliser l’ensemble de l’organisation aux risques dans son activité quotidienne.

Réduire les coûts liés à la mise en conformité de l’entreprise

Notre solution permet d’automatiser les tâches répétitives des responsables de conformité et des contrôleurs de gestion grâce à des workflows. Le processus de mise en conformité est optimisé au travers de l’évaluation des risques et des contrôles, et du suivi des indicateurs. La charge de travail des équipes de contrôle interne et des responsables de conformité est réduite avec l’implication des responsables des processus et des opérationnels qui remontent les informations sur leurs métiers. L’identification des risques et contrôles clés permet à l’ensemble des parties prenantes de centrer les efforts de conformité sur les zones sensibles. Ceci limite la duplication des efforts, l’organisation en silos et réduit les coûts des programmes de mise en conformité.

Notre solution de gestion de la conformité règlementaire web sécurisée est partie intégrante d’HOPEX, notre plateforme unique incluant tous les logiciels de gouvernance d’entreprise de MEGA. Ceci permet de renforcer les synergies et mutualiser les efforts entre les départements, de partager une vision claire de l’ensemble des éléments clés de l’organisation.
Associée à nos autres solutions de corporate governance, la solution de gestion de la conformité règlementaire  fournit aux Responsables de la Conformité un cadre de gouvernance à l’échelle de l’entreprise et donne aux managers une vue à 360° de leurs opérations.

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