Il progetto
UniCredit ha iniziato il progetto 262 nel 2007 arrivando, a giugno 2009, alla chiusura della sua 4a fase. A questo stadio sono gestite oltre 40 Società del Gruppo.
Le funzioni principalmente coinvolte sono il CFO e l’Organizzazione, ma, naturalmente, il progetto ha avuto impatto su tutte le funzioni a livello sia di Capogruppo, sia di singola Società "certificante".
Le attività legate alla 262, alla fine del 2009, passeranno da un approccio progettuale ad una gestione integrata nei regolari processi delle diverse funzioni aziendali, supportati da MEGA, con l'obiettivo di gestire nel continuo le attività richieste per la certificazione.
I fattori chiave: coinvolgimento dei responsabili di processo e diffusione di metodi di analisi comuni
Vista la complessità del progetto e la sua estensione territoriale, oltre 40 società del Gruppo in 20 paesi del mondo, UniCredit ha scelto di procedere con un approccio che ha coinvolto attivamente i responsabili dei vari processi. Così è stato raggiunto lo scopo di trasformare le esigenze di Compliance alla 262 in un’opportunità di analisi per il miglioramento dei processi e la manutenzione delle informazioni a tal fine rilevanti, con un ritorno dell’investimento anche in termini di ottimizzazione.
Tra gli obiettivi finali si è anche riusciti ad ottenere la diffusione di metodi comuni di analisi. Come afferma Roberto Monachino, uno dei Responsabili CFO per la 262 del Gruppo UniCredit, "UniCredit Group ha affrontato la Compliance alla Legge 262 nell’ottica del miglioramento continuo, puntando a mettere lo straordinario patrimonio informativo richiesto dalla legge, a disposizione di tutti gli Stakeholders interessati all'ottimizzazione dei processi; con questo approccio - continua R. Monachino - è stato indispensabile appoggiarsi ad un software strutturato e flessibile".
È stato dunque necessario sviluppare e divulgare un modello di lavoro omogeneo che ha previsto, in ultima analisi, il consolidamento dell’informazione in un unico ambiente informatico, facendo leva su un set di standard metodologici condivisi.
La presenza di una metodologia di lavoro comune ha consentito un confronto fra le diverse realtà aziendali, con l’obiettivo di individuare le best practice e le possibili ottimizzazioni, sia nella gestione del rischio, sia nella semplificazione dell’operatività.
Quindi, sulla premessa di Compliance, si è inserito l’obiettivo di ottimizzazione dei processi presente all’interno del Gruppo e, in particolare, nell’area del CFO, la Direzione più direttamente impattata dal progetto.
Il supporto di MEGA per la Process Optimization di UniCredit
"È sempre particolarmente stimolante partecipare ad un progetto ambizioso come questo - dice Andrea La Malfa, Consulting Director di MEGA Italia - in quanto permette ad una società come MEGA di manifestare la sua forza tecnologica e metodologica e, allo stesso tempo, di essere continuamente sfidata al miglioramento delle sue soluzioni".
MEGA ha collaborato con UniCredit, fin dall’inizio del progetto, per fornire sia un supporto metodologico, sia gli strumenti operativi per il progetto.
Lo scopo è stato quello di dotare il Gruppo di uno strumento per il disegno dei processi e l’assessment dei controlli che fosse anche un database consolidato di gruppo ed un tool per l’analisi e l'ottimizzazione dei processi.
La forza di questo approccio e l’estensione del progetto hanno portato UniCredit ad identificare in MEGA lo strumento di Gruppo per la Business Process Analysis.
Il modello è stato costituito per essere già utilizzabile come base di lavoro per future evoluzioni di Compliance e per tutte le attività di Audit che richiedano di verificare la descrizione di processo.