Challenges

  • Simplifier et standardiser les processus
  • Faciliter l’accès à l’information liée aux processus
  • S’assurer d’avoir l’adhésion des personnes impliquées
  • Renforcer l’efficacité du pilotage par les processus

Résultats

  • Simplification, meilleure compréhension et partage des processus métiers 
  • Renforcement de l’efficacité opérationnelle
  • Amélioration des procédures de contrôle et d’exécution 

Un système de management de la qualité performant fondé sur la modélisation des processus

Leader européen du naval de défense, Le groupe réalise un chiffre d’affaires de 3,6 milliards d’euros et compte 14 860 collaborateurs (données 2018). En 2015, la direction qualité du groupe fait le constat qu’un certain nombre des dysfonctionnements opérationnels et des problèmes qualité sur les produits sont liés à l’application des processus. L’analyse montre alors une certaine hétérogénéité des processus appliqués dans les entités, une difficulté évidente d’accès aux règles applicables et des lacunes sur des sujets critiques.
Naval Group a donc décidé de refondre le système de management groupe - le BMS, Business Management System - avec 4 objectifs : 

  • Simplifier et standardiser les processus et les aligner sur les activités opérationnelles et la stratégie.
  • Améliorer la mise à disposition de ces éléments via la modélisation des processus. L’évolution de la norme ISO 9001 - qui ne parle plus de procédures, de manuelle qualité, mais d’information documentée - a également été un levier pour ce projet, en ouvrant la voie à la modélisation.
  • Former les personnes impliquées à tous les niveaux du groupe pour faciliter la compréhension et l’adhésion au référentiel BMS.
  • Renforcer l’efficacité du pilotage par les processus jusqu’au terrain : la vérification de la mise en œuvre effective des processus sur le terrain doit permettre de corriger les écarts et faire évoluer les processus si nécessaire.

« Pour modéliser nos processus, nous sommes repartis de zéro : d’abord avec la description de chaque processus nécessaire aux activités du groupe, puis des sous-processus. Tout réécrire nous a également permis de nous aligner avec les normes qualités internationales et de corriger les incohérences et nos lacunes. »
Thibaut Farineau, Directeur performance qualité et système qualité groupe, Naval Group

La description des processus métier dans un référentiel unique

Naval Group a choisi la solution de MEGA, HOPEX Business Process Analysis, pour modéliser l’ensemble de ses processus. Auparavant, le groupe comptait 1200 instructions et plus de 3000 documents opératoires et templates. L’équipe en charge du projet a donc décidé de repartir de zéro pour redéfinir tous les processus nécessaires à l’activité du groupe.

La cartographie des processus effectuée représente les couches hautes, la finalité des processus, les grandes règles et les interfaces entre processus. Des documents, reliés aux processus dans le référentiel, viennent ensuite compléter l’information et spécifier les règles de mise en œuvre.

La mise en place de la méthode de modélisation ainsi que l’outillage associé ont été réalisés en 6 mois avec l’aide d’une équipe de consultants MEGA. L’ensemble du projet de mise en place du BMS a été réalisé en 18 mois. Il s’est achevé avec l’ouverture d’un portail à l’ensemble des collaborateurs en France, véritable support interactif et dynamique de partage dans la description des processus.

La modélisation des processus est devenue la référence partagée et reconnue de structuration des activités de Naval Group. Ainsi, elle a d’ailleurs été utilisée comme fl rouge pour la campagne de formation - plusieurs milliers d’heures de formation dans le cadre d'E-learning - qui a été lancée afin que tous les collaborateurs connaissent les processus applicables dans leurs domaines d’activités.

Aujourd’hui, une équipe centralisée gère la modélisation des processus pour s’assurer de la cohérence et du respect des règles. Elle est relayée par un réseau de 130 porteurs aux différents niveaux de la hiérarchie en France.

« 18 mois après la présentation du projet à la direction générale, et avec un important soutien des consultants MEGA, nous ouvrions un portail à tous les collaborateurs en France, contenant la modélisation de l’ensemble des processus.» 
Thibaut Farineau, Directeur performance qualité et système qualité groupe, Naval Group

Des processus simplifiés et facilement accessibles, garants de la qualité des activités

L’ensemble des processus a été simplifié et décrit pour obtenir : 16 macro-processus, 80 sous-processus et 1200 documents dont 200 instructions (soit une réduction de 75% du nombre de documents).

Plus clairs, mieux compris et partagés, les processus sont mieux suivis.

Le groupe sait aujourd’hui mesurer en temps réel le taux d’application des processus. Une trentaine de grilles de vérification des processus ont été créées pour juger de leur niveau d’application. Le nombre de points de mesure est passé de 450 en 2017, à près de 700 en 2018, offrant une très bonne représentation de la mise en œuvre effective des processus, tous processus et toutes entités confondus.

Un portail permet à l’ensemble des collaborateurs en France et à l’étranger d’accéder à des informations pertinentes par rapport à leur fonction, et de travailler sur les processus de façon collaborative.
Une fonction complémentaire permet également à Naval Group de partager via un portail des contenus restreints de documents nécessaires aux échanges avec le client ou tout autre tiers, non-collaborateur Naval Group.
Naval Group étend maintenant l’accessibilité du portail à destination de tous ses collaborateurs dans le monde dans le cadre de sa stratégie d’internationalisation.

« 100% des activités réalisées sont documentées dans le système de management groupe. HOPEX est l’outil pour structurer le résultat de nos réfexions, en termes d’interfaces de contenus et documents rattachés.»
Thibaut Farineau, Directeur performance qualité et système qualité groupe, Naval Group

La démarche processus est alignée sur la stratégie et les activités opérationnelles. 100% des activités réalisées, sont documentées dans le référentiel du Business Management System, y compris les activités les plus récentes telles que la cybersécurité.

La réécriture des processus a permis l’alignement avec les normes internationales attendues par les clients, telles que la norme d’ingénierie système, ISO 15288.
Naval Group peut présenter le BMS - Business Management System - et sa modélisation aux clients, et grâce aux fonctionnalités de recherche et navigation, ceux-ci peuvent voir les interfaces inter-processus (entrées/sorties), soit la mise en œuvre effective de cette norme dans les processus.

Solutions

  • HOPEX Business Process Analysis
  • HOPEX Platform
  • MEGA Services Team

Téléchargez le cas client en PDF


À propos de Naval Group

Naval Group est le leader européen du naval de défense. Entreprise de haute technologie d’envergure internationale, Naval Group répond aux besoins de ses clients grâce à ses savoir-faire exceptionnels, ses moyens industriels uniques et sa capacité à monter des partenariats stratégiques innovants.
Le groupe conçoit, réalise et maintient en service des sous-marins et des navires de surface. Il fournit également des services pour les chantiers et bases navales. Enfin, le groupe propose un panel de solutions dans les énergies marines renouvelables. Attentif aux enjeux de responsabilité sociale d’entreprise, Naval Group est adhérent au pacte mondial des Nations unies. Le groupe réalise un chiffre d’affaires de 3,6 milliards d’euros et compte 14860 collaborateurs (données 2018).

Partagez à vos collègues !