El valor de la arquitectura empresarial para acelerar la transformación de negocios

1. La evolución de la práctica de la arquitectura empresarial

A medida que se acelera la transformación de negocios, el valor de la arquitectura empresarial se basa cada vez más en el análisis de los impactos del cambio para guiar a las organizaciones en sus transformaciones, identificando no sólo las oportunidades potenciales que trae el uso de las nuevas tecnologías digitales, sino también su impacto en el modelo operativo y sus posibles riesgos. 

1.1. Dé un enfoque centrado en TI a uno centrado en el negocio

Las organizaciones llevan mucho tiempo utilizando la arquitectura empresarial (AE) para diseñar y analizar sus estados actuales y a “a ser”. La AE ayuda a las organizaciones a entender cómo funcionan en conjunto las personas, los procesos y la tecnología.

La promesa de la arquitectura empresarial es que “podría/debería” actuar como intermediaria entre los negocios y TI. Sin embargo, con la AE tradicional que toma un enfoque centrado en la tecnología y que se concentra en definir tecnologías, principios y políticas, se mantiene en un modo reactivo y lejos de apoyar las metas y los objetivos de negocios.

Actualmente, las principales prácticas de arquitectura empresarial se están volviendo a centrar en el negocio porque la AE tradicional centrada en TI no cumple con las demandas del negocio digital. 

La ciencia de AE se ha establecido firmemente y ahora el éxito de la disciplina reside en el arte de cómo se gestiona y comunica. Un enfoque de arquitectura empresarial centrado en los resultados de negocios representa un cambio de rumbo que comienza con el negocio en mente, en lugar de los proyectos y las iniciativas de TI.

1.2. Los arquitectos empresariales como facilitadores del negocio

En un enfoque centrado en negocios, los arquitectos empresariales desarrollan sus actividades para ganar desde el principio una visión de las estrategias y los resultados de negocios, luego proporcionan apoyo a las partes interesadas en el negocio utilizando un enfoque pragmático probado.

Al pasar de un enfoque puramente de TI a uno mucho más equilibrado entre negocios y TI, los arquitectos de negocios se posicionan como consultores internos que asesoran sobre la mejor manera de utilizar la tecnología para ayudar al negocio. Se les ve como solucionadores de problemas y facilitadores del negocio. Comparten información con los directivos que ayuda a la organización a entender el progreso hacia los objetivos estratégicos y a reunir la información suficiente para cumplir con los objetivos de negocios. Cuando es posible, se apoyan en herramientas de automatización para descubrir datos y dedicar su tiempo a hacer mejores recomendaciones para el negocio.

Los arquitectos empresariales trabajan para el CIO (director de tecnologías de la información, por sus siglas en inglés), pero también para el CTO (director de tecnología, por sus siglas en inglés) o el CDO (director de sistemas de información, por sus siglas en inglés) y les ayudan a hacer a la organización ligera, ágil y resiliente para planear y adaptarse mejor al cambio.
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2. Aportar valor con una práctica de arquitectura empresarial conectada

2.1. Qué significa una “AE conectada”

En un negocio digital que cambia rápido y en el que las perspectivas de TI, negocios, datos y riesgos están estrechamente entrelazadas, el éxito de la transformación de negocios requiere de un diálogo constante entre los equipos que no están acostumbrados a colaborar de forma regular, por lo que se necesita tiempo para alineas a todos los involucrados hacia objetivos compartidos.

Aquí es donde la conexión de la arquitectura empresarial con los procesos de negocios, el gobierno de datos y la gestión de riesgos es la clave para liberar todo el potencial trasformador de las organizaciones al permitirles ver cómo todo está conectado y es interdependiente.

Esta visión holística del funcionamiento de la empresa en su ecosistema y de cómo los cambios afectan las diferentes capas y dominios de la organización se apoya en un repositorio común en el que se almacenan los datos, lo que permite a diferentes partes interesadas ver la imagen completa.

“Aprenda a ver. Dese cuenta que todo conecta con todo lo demás.” - Leonardo da Vinci

Este enfoque de AE conectada es primordial para fomentar la colaboración entre los involucrados de TI y negocios y permite a las organizaciones adaptarse y planear rápidamente las expectativas de nuevos clientes, las amenazas de la competencia y las disrupciones del mercado.

Al facilitar la colaboración y romper los silos entre los involucrados de negocios y el departamento de TI, los arquitectos empresariales amplían los límites de la arquitectura empresarial y desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar la comprensión de las necesidades de negocios, así como los fundamentos de los proyectos de TI, encontrando el nivel adecuado de lenguaje que sea comprensible para ambos grupos.

2.2. Beneficios de una práctica de arquitectura empresarial conectada

La transformación no trabaja en silos, pero en muchas organizaciones cada departamento persigue sus propios objetivos sin entender siempre cómo encajan en los objetivos generales de la empresa. Este no es el resultado de una falta de buena voluntad, sino de una falta de visibilidad en los proyectos interfuncionales.

Adoptar un enfoque de “AE Conectada” aporta múltiples beneficios a una organización, porque ayuda a cada equipo a aprovechar parte del trabajo realizado por otros departamentos y mejorar enormemente su eficiencia.

2.2.1. Conectar la arquitectura empresarial con los procesos de negocios para mejorar la eficiencia operativa.

Como se mencionó anteriormente, una de las principales tendencias que afectan a los arquitectos empresariales es el cambio hacia una arquitectura empresarial más centrada en negocios.

Al conectar las aplicaciones con los procesos de negocios y los recorridos del cliente, los arquitectos empresariales obtienen una visión más clara de cómo opera realmente el negocio. Pueden ver cómo se realizan los procesos desde una perspectiva de TI y cuando un proceso se cambia u optimiza, pueden evaluar los impactos de este cambio en los sistemas de TI.

Esto ayuda a los arquitectos empresariales a entender en qué aplicaciones o sistemas de TI deben de enfocarse para mejorar la eficiencia operativa, la experiencia del cliente o la entrega de producto.

Por otro lado, al ver qué aplicaciones soportan sus procesos de negocios, los analistas de negocios consiguen entender mejor por qué algunos procesos no están funcionando como se esperaba o no están cumpliendo con las expectativas de los clientes.

2.2.2. Conectar la arquitectura empresarial con los datos para crear un sistema de gobierno de datos eficiente

Cuando se ejecutan proyectos de transformación, una tarea clave para los arquitectos empresariales es modelar nuevas aplicaciones y sistemas y definir cómo fluyen los datos entre ellos. La mayoría de los equipos de AE también incluyen a los arquitectos de datos que se centran en cómo se almacenan y estructuran los datos en las bases de datos y en la definición de modelos físicos, lógicos y conceptuales.

Al conectar la AE con el Gobierno de Datos, los arquitectos empresariales obtienen una mejor visibilidad de la calidad de los datos utilizados por las aplicaciones. También pueden entender si el uso de datos cumple con los reglamentos aplicables, mejorando el cumplimiento de TI.

Para el director de sistemas de información (CDO) y la oficina de datos, el beneficio principal es acelerar las iniciativas del Gobierno de Datos aprovechando el trabajo realizado por los arquitectos de datos para crear catálogos de datos, glosarios de negocios y modelos de datos conceptuales para toda la empresa. La arquitectura empresarial también ayuda a todas las partes interesadas en los datos para entender el contexto en el que se utilizan los datos y con qué propósito.

2.2.3. Conectar la arquitectura empresarial con los riesgos, controles y reglamentos para mitigar riesgos

Una de las tareas principales de los arquitectos empresariales es comprender los ciclos de vida de las aplicaciones para evitar dependencias de tecnologías obsoletas, ayudando a las organizaciones a reducir riesgos de TI, como las disrupciones o las violaciones de datos. Debido a la aceleración de las tecnologías emergentes y al aumento de TI sombra y la ciberdelincuencia, se ha disparado el número de reglamentos relacionados con las tecnologías digitales.

Para asegurarse de que los responsables de TI comprenden el alcance de estos reglamentos y los controles que deben establecer para mitigar estos riesgos de TI, es necesario un nuevo enfoque de colaboración entre los responsables de TI, riesgo y cumplimiento, un enfoque en el que el papel del arquitecto empresarial es esencial para identificar y evaluar los riesgos de TI, mientras que los responsables de riesgos y cumplimiento aplican los controles apropiados para minimizar el impacto en el negocio.

Esta estrecha colaboración es esencial para diseñar una organización más resiliente y asegurar la continuidad de negocios.

3. Adoptar un enfoque orientado a resultados de negocios

El 80% de las organizaciones afirman tener dificultades debido a la desconfianza o la falta de voluntad de las partes interesadas para colaborar con los arquitectos debido a la creencia de que el trabajo no sería útil o productivo. Este desafío puede hacer que los equipos de AE luchen por el éxito, como demuestra el 77% de las organizaciones que informan que los proyectos tardan más de lo esperado.

El reto típico que enfrentan los arquitectos empresariales es la dificultad de demostrar valor de manera interna y la percepción de la complejidad inherente. Por lo tanto, los arquitectos necesitan adoptar un enfoque muy pragmático orientado a resultados de negocios basado en unos pocos principios sencillos, que permitan obtener ganancias rápidas intermedias mientras se construye el éxito futuro a largo plazo.

3.1. Demuestre los logros del negocio creando rápidamente una base de arquitectura empresarial sólida

Architects are sometimes referred to as working in an ivory tower, because they are driven by documenting and planning everything, which represents considerable effort and may not provide the expected value to the business in a timely manner.

But creating a solid enterprise architecture baseline, by collecting just enough data, leveraging enterprise architecture tools facilitating this inventory phase with automation, discovery, templates, and methodology features, enables not only the right deliverables for a project, but also ensures their consistency without losing time and focus on the results.

3.2 Aumente el valor percibido de la arquitectura empresarial

Si el objetivo final de la arquitectura empresarial es ayudar a la transformación y al gobierno de negocios, la clave del éxito será aplicar un enfoque de paso a paso y crecer progresivamente. En otras palabras, hay que pensar en grande, pero empezar en pequeño.

MEGA ha diseñado un enfoque sencillo para ayudar a los arquitectos a aumentar el valor percibido de su práctica de AE desde la etapa “Ruidosa” (en la que los arquitectos piden a gritos que se les preste atención, pero se percibe que aportan poco valor) a la etapa “Influyente” (en la que los arquitectos empresariales se convierten en una influencia clave para las decisiones estratégicas).

• Pasar rápidamente de la etapa “Ruidosa a Funcional” es clave para demostrar el valor, asegurar el presupuesto y planear casos de uso más amplios. Para pasar a ser “Funcional”, los arquitectos crean una base de AE, que consiste, como mínimo, en crear un inventario horizontal de aplicaciones y tecnología, mapas de capacidades y participar en la comunicación.

• Sin embargo, el valor total de la arquitectura empresarial no se alcanza en la etapa “Funcional”. Una vez que ha establecido la base de la AE, empiece a construir una hoja de ruta de casos de usos, que aumentará de manera progresiva el valor percibido de la práctica de AE para las posiciones “Confiable” e “Influyente”.

4. Aprovechar una herramienta de arquitectura empresarial basada en datos para implementar una práctica de AE conectada

Para implementar una práctica de arquitectura empresarial conectada, los arquitectos empresariales necesitan una nueva generación de herramientas de arquitectura empresarial que faciliten la comunicación y la alineación en toda la organización, aceleraren las tareas de rutina que ocupan el tiempo de los arquitectos y proporcionen la información basada en datos para tomar decisiones más rápido y con confianza.

Sólo las herramientas de arquitectura empresarial que comparten un único repositorio en una plataforma común con funciones automatizadas e inteligentes permiten que todas las partes implicadas en los proyectos de transformación tengan un entendimiento común del propósito de negocios de estas iniciativas y colaboren para lograr los objetivos de negocios comunes.

4.1. Obtenga una vista de 360 grados de la organización y mejore la colaboración con un repositorio único

Uno de los principales problemas en los proyectos de transformación es que cada departamento puede perseguir sus propios objetivos sin conectar siempre con los demás departamentos y sin entender cómo deben funcionar en conjunto. La mayoría de las veces, esto se debe a la falta de visibilidad de los proyectos interdisciplinarios.

Un repositorio único permite a TI y a los negocios compartir una vista de 360 grados sobre cómo las iniciativas de transformación afectan las operaciones y los sistemas de TI. Al conectar las perspectivas de la estrategia, negocios, TI, datos y riesgos en una misma plataforma, todas las partes interesadas ven y entiende las interdependencias entre estos dominios.

Esta fuente única de verdad simplifica la comunicación, promueve la colaboración y reduce los silos entre los departamentos.
Además, las organizaciones pueden entender mejor qué datos se necesitan o se utilizan para apoyar los proyectos y garantizar que las nuevas operaciones se llevarán a cabo de acuerdo con los reglamentos y con una visibilidad clara de los posibles riesgos de negocios y de TI.

4.2. Ahorre tiempo y acelere la entrega del proyecto con automatización

Más del 70% de los arquitectos empresariales afirman que los proyectos de AE suelen tardar más de lo previsto y el 36% dice que esto sucede todo el tiempo, de acuerdo con un estudio reciente sobre el Estado de la Arquitectura Empresarial de ESG* (Enterprise Strategy Group).

Una herramienta de arquitectura empresarial de última generación automatiza las tareas que suelen ralentizan el trabajo de los arquitectos empresariales. Para acelerar las tareas mundanas, utilice una solución con herramientas automáticas preconfiguradas de descubrimiento de TI e importaciones de Excel para acelerar la fase de inventario. Los arquitectos empresariales también necesitan capacidades de modelado sencillas pero potentes para soportar muchos casos de uso. Por lo tanto, las plantillas de arquitectura y las funciones de diagramación automáticas son imprescindibles para ahorrar tiempo a los arquitectos de TI cuando diseñan nuevas aplicaciones o sistemas.

4.3. Proporcione información basada en datos con recomendaciones inteligentes

Aprovechar los datos contenidos en el repositorio de arquitectura empresarial para tomar las decisiones adecuadas también puede resultar abrumador cuando los arquitectos empresariales deben equilibrar múltiples perspectivas como riesgos, costos, criticidad de negocios, eficiencia técnica, etc.

Una herramienta de arquitectura empresarial de última generación propone un motor de recomendaciones inteligentes basado en algoritmos que aprovechan los datos del repositorio para brindar una visión inteligente de los datos. Dicha capacidad ayuda a los arquitectos empresariales a ver rápidamente qué aplicaciones se pueden tolerar, invertir, modernizar o eliminar —siguiendo el modelo de optimización TIME de Gartner— para racionalizar mejor los activos de TI o para definir la mejor estrategia de migración a la nube proponiendo qué aplicaciones deben migrarse, realojarse o reconstruirse.

Las recomendaciones se pueden validar o rechazar y la decisión se registra para llevar un seguimiento de quién y por qué tomó la decisión. Esto facilita el proceso de gobierno de TI, que se convierte en una gran forma de compartir las decisiones entre todas las partes interesadas.